Le riunioni online fanno ormai parte della quotidianità di molte scuole. Collegarsi a distanza, però, non significa automaticamente poter adottare una deliberazione valida.
Con la Nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026, il Ministero dell’Istruzione e del Merito ha trasmesso alle istituzioni scolastiche le indicazioni per lo svolgimento a distanza delle attività collegiali con carattere deliberativo, insieme a un Allegato tecnico dedicato ai requisiti organizzativi e tecnologici da rispettare.
L’obiettivo non è soltanto rendere più semplici le riunioni, ma garantire che anche online siano rispettate le regole che rendono una deliberazione corretta, verificabile e adeguatamente documentata.
In breve:
- La Nota MIM 3803 del 30 giugno 2026 definisce i requisiti tecnico-organizzativi per lo svolgimento online delle delibere degli organi collegiali scolastici.
- Le riunioni in videoconferenza non sono sufficienti da sole: la piattaforma utilizzata deve garantire identificazione dei partecipanti, quorum, corretto svolgimento del voto e verbalizzazione.
- Voto palese e voto segreto richiedono garanzie diverse, in particolare per quanto riguarda tracciabilità e tutela dell'anonimato.
- Una piattaforma integrata come Camelot consente di gestire assemblea, votazioni e documentazione della seduta in un unico ambiente, nel rispetto dei requisiti previsti.
- Cosa cambia con la Nota MIM sulle delibere collegiali online
- Quali attività collegiali possono svolgersi a distanza
- Perché non basta una normale videoconferenza
- Assemblea e voto in un unico ambiente con Camelot
- I requisiti tecnici per una deliberazione online
- Le differenze tra voto palese e voto segreto
- Verbali, risultati e conservazione delle evidenze
- Perché serve aggiornare il Regolamento d’Istituto
- Come si svolge una deliberazione scolastica con Camelot
- Cosa devono fare ora le scuole
Cosa cambia con la Nota MIM sulle delibere collegiali online
Il punto di partenza è l’articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021, che disciplina le attività funzionali all’insegnamento e prevede un confronto sulle modalità di svolgimento a distanza delle attività collegiali che non rivestono carattere deliberativo.
La Nota del 30 giugno 2026 arriva al termine del confronto con le organizzazioni sindacali e affronta anche le condizioni necessarie per gestire online le attività nelle quali l’organo è chiamato a esprimere una decisione formale.
Per le scuole si apre quindi la possibilità di organizzare a distanza determinate sedute deliberative, con la necessità di seguire regole precise.
Occorrono infatti:
- una disciplina chiara all’interno del Regolamento d’Istituto;
- procedure definite per presenze, quorum e votazioni;
- strumenti tecnologici adeguati;
- garanzie di sicurezza e protezione dei dati;
- evidenze utilizzabili per il verbale e la conservazione.
La modalità online non riduce, dunque, il livello di attenzione richiesto. Cambia il luogo in cui si svolge la seduta, ma non cambia la necessità di rispettare le regole dell’organo collegiale.
Quali attività collegiali possono svolgersi a distanza
L’Allegato tecnico fa riferimento alle attività previste dall’articolo 44, comma 3, lettere a) e b), del CCNL che rivestono carattere deliberativo. Il perimetro riguarda quindi soprattutto le attività collegiali dei docenti.
A seconda delle competenze attribuite a ciascun organo, possono rientrare, ad esempio, sedute del:
- Collegio dei docenti;
- Consiglio di classe;
- Consiglio di interclasse;
- Consiglio di intersezione.
Tra le decisioni che possono essere affrontate rientrano, nei rispettivi ambiti di competenza, l’approvazione di progetti, piani formativi, criteri didattici, proposte organizzative, iniziative per l’inclusione e altri punti sottoposti al voto dell’organo.
È però importante non interpretare la Nota come un’autorizzazione generale a trasferire online qualsiasi attività della scuola.
Scrutini, esami, elezioni e attività di organi non compresi nel richiamo contrattuale possono essere soggetti a disposizioni specifiche. Prima di convocare una seduta online occorre quindi verificare sia la competenza dell’organo sia la disciplina applicabile.
Perché non basta una normale videoconferenza
Una piattaforma di videoconferenza consente ai partecipanti di vedersi, ascoltarsi e intervenire. Queste funzioni sono essenziali per la discussione, ma rappresentano soltanto una parte della seduta deliberativa.
Per adottare una decisione, la scuola deve anche poter verificare:
- chi ha partecipato;
- chi possiede il diritto di voto;
- se è stato raggiunto il quorum;
- quando la votazione è stata aperta e chiusa;
- se ogni avente diritto ha votato una sola volta;
- quale proposta è stata effettivamente sottoposta al voto;
- quale risultato è stato raggiunto.
Meet, Teams, Zoom e strumenti simili non sono vietati. Possono essere affiancati a una piattaforma di voto, a condizione che l’insieme delle soluzioni utilizzate rispetti tutti i requisiti richiesti e permetta di dimostrarlo attraverso adeguata documentazione tecnica.
Questa integrazione, tuttavia, può obbligare la scuola a gestire ambienti diversi: uno per la discussione, uno per la votazione e, talvolta, un altro ancora per raccogliere documenti e risultati.
Assemblea e voto in un unico ambiente con Camelot
Camelot integra nella stessa piattaforma sia l’assemblea online sia il sistema di voto elettronico.
I partecipanti possono quindi seguire la riunione in videoconferenza, consultare i punti all’ordine del giorno e prendere parte alle votazioni senza passare continuamente da uno strumento all’altro.
L’integrazione consente di mantenere nello stesso flusso:
- partecipanti e aventi diritto;
- presenze e quorum;
- discussione in videoconferenza;
- punti all’ordine del giorno;
- votazioni palesi o segrete;
- risultati ed evidenze della seduta.
Per presidente e segretario significa avere una gestione più lineare. Per i componenti dell’organo significa accedere a un unico ambiente e seguire con maggiore semplicità tutti i passaggi della riunione.
Si riducono inoltre le operazioni manuali, i cambi di piattaforma e il rischio che i dati utilizzati per la videoconferenza non coincidano con quelli inseriti nel sistema di voto.
I requisiti tecnici per una deliberazione online
L’Allegato tecnico descrive un sistema complessivo di garanzie.
La soluzione adottata deve innanzitutto consentire l’identificazione certa dei partecipanti. Non basta condividere un collegamento aperto: l’accesso deve essere controllato e ciascun utente deve essere associato al proprio ruolo.
Presidente, segretario verbalizzante, componenti con diritto di voto ed eventuali partecipanti senza diritto di voto non possono disporre delle stesse funzioni.
Il sistema deve inoltre garantire l’univocità del voto. Ogni avente diritto deve poter esprimere una sola preferenza per ciascuna votazione, senza possibilità di duplicazioni o modifiche non autorizzate.
Anche quorum e maggioranze devono poter essere verificati correttamente. Per questo è necessario conoscere non soltanto il numero dei voti espressi, ma anche la composizione dell’organo, le presenze effettive e gli aventi diritto su ogni specifico punto.
A questi elementi si aggiungono i requisiti di sicurezza:
- protezione degli accessi;
- cifratura dei dati;
- tracciamento delle operazioni amministrative;
- aggiornamento dei sistemi;
- backup e ripristino;
- gestione degli incidenti;
- continuità operativa.
La scuola deve poter valutare la conformità della soluzione attraverso le sue caratteristiche effettive e la documentazione messa a disposizione dal fornitore.
Per questo è preferibile parlare di una piattaforma conforme ai requisiti indicati dal MIM, evitando formule ambigue come “certificata dal Ministero” quando non esiste uno specifico riconoscimento ministeriale.
Le differenze tra voto palese e voto segreto
La differenza tra voto palese e voto segreto non riguarda soltanto ciò che vedono i partecipanti sullo schermo. Cambia il modo in cui il sistema deve trattare identità e preferenze.
Il voto palese
Nel voto palese deve essere possibile ricondurre con certezza ogni scelta al componente che l’ha espressa.
La documentazione della seduta deve quindi permettere di ricostruire:
- chi aveva diritto al voto;
- chi ha partecipato;
- quale scelta ha espresso ciascun votante;
- quale risultato è stato raggiunto.
Non tutti i sondaggi online sono adatti a una deliberazione. Per un voto palese, lo strumento deve permettere di sapere chi ha votato, quale scelta ha espresso e deve impedire che la stessa persona voti più di una volta.
Il voto segreto
Nel voto segreto, invece, la piattaforma deve identificare l’utente per controllare che abbia diritto a partecipare, ma deve poi separare in modo definitivo la sua identità dalla preferenza espressa.
Il sistema deve impedire che il voto individuale possa essere ricostruito anche attraverso:
- log;
- orari di votazione;
- attività degli amministratori;
- dati tecnici;
- interventi del fornitore.
Non è quindi sufficiente nascondere il nome del votante nella schermata dei risultati. La segretezza deve dipendere dall’architettura e dal funzionamento della piattaforma, non soltanto dall’aspetto dell’interfaccia.
Allo stesso tempo, deve restare possibile verificare l’esito complessivo della votazione e accertare che il numero dei voti sia coerente con quello dei partecipanti ammessi.
Verbali, risultati e conservazione delle evidenze
Una deliberazione deve essere documentata in modo da permettere di ricostruire ciò che è avvenuto durante la seduta. Il verbale e le relative evidenze dovrebbero riportare almeno:
- data e orario della riunione;
- organo convocato;
- partecipanti presenti e assenti;
- verifica del quorum;
- punti all’ordine del giorno;
- proposte sottoposte a votazione;
- modalità di voto utilizzata;
- voti espressi ed esito;
- eventuali problemi tecnici o interruzioni.
I documenti prodotti devono essere integri, leggibili e contestualizzati attraverso i metadati necessari. Devono inoltre essere gestiti e conservati secondo le regole applicabili ai documenti informatici.
Un ambiente integrato come Camelot permette di mantenere collegate le diverse informazioni della seduta: partecipanti, ordine del giorno, votazioni e risultati fanno parte dello stesso processo e possono essere utilizzati per predisporre la documentazione finale.
Non sostituisce il ruolo del segretario verbalizzante, ma riduce la necessità di ricostruire manualmente dati provenienti da applicazioni diverse.
Perché serve aggiornare il Regolamento d’Istituto
La disponibilità di una piattaforma adeguata non è sufficiente, da sola, a rendere corretta una seduta online.
Le modalità di svolgimento devono essere previste nel Regolamento d’Istituto, che dovrebbe chiarire almeno:
- come vengono convocate le sedute;
- come avviene l’identificazione;
- quando un componente è considerato presente;
- come vengono verificati i quorum;
- come si richiede e si gestisce la parola;
- chi può aprire e chiudere una votazione;
- quando utilizzare il voto palese o segreto;
- come gestire l’uscita di un partecipante;
- cosa accade in caso di problemi tecnici;
- quando una votazione deve essere sospesa o ripetuta;
- quali informazioni devono confluire nel verbale.
È utile disciplinare anche le situazioni meno frequenti. Ad esempio, cosa succede se un componente perde la connessione durante la votazione? Il quorum deve essere ricalcolato? Il voto già espresso rimane valido? Chi decide l’eventuale ripetizione?
Definire queste procedure prima della seduta riduce il rischio di contestazioni e consente a tutti i componenti di conoscere le regole con cui si svolgerà la riunione.
Come si svolge una deliberazione scolastica con Camelot
La scuola configura innanzitutto l’organo collegiale, i suoi componenti e i relativi diritti. Inserisce quindi la seduta e i punti all’ordine del giorno.
Nel giorno stabilito, i partecipanti accedono a Camelot e prendono parte all’assemblea attraverso la videoconferenza integrata. Presidente e segretario possono controllare le presenze e verificare la corretta costituzione dell’organo.
La discussione si svolge all’interno dell’assemblea online. Quando si arriva al momento della decisione, il presidente apre la votazione relativa allo specifico punto.
Gli aventi diritto esprimono la propria scelta nella stessa piattaforma, secondo la modalità prevista: palese oppure segreta.
Terminato il tempo a disposizione, la votazione viene chiusa e il sistema calcola il risultato sulla base delle regole configurate. Le informazioni generate vengono quindi utilizzate per la verbalizzazione automatica e per la documentazione della seduta.
L’intero processo rimane così all’interno di un unico ambiente: dalla partecipazione in videoconferenza all’espressione del voto, fino alla creazione automatica del verbale.
Cosa devono fare ora le scuole
La Nota MIM 3803 rappresenta un’opportunità per rendere più flessibile l’organizzazione degli organi collegiali, ma richiede una preparazione attenta.
Prima di introdurre le deliberazioni a distanza, ogni istituto dovrebbe:
- Individuare le attività che possono effettivamente essere svolte online;
- Aggiornare il proprio Regolamento;
- Verificare i requisiti tecnici e di sicurezza della piattaforma;
- Disciplinare verbalizzazione e conservazione;
- Informare e formare le persone coinvolte.
La scelta dello strumento è quindi parte di un percorso più ampio, nel quale tecnologia, organizzazione e regole devono procedere insieme.
Con una soluzione integrata come Camelot, la scuola può gestire assemblea e voto nello stesso ambiente, semplificando l’esperienza dei partecipanti e mantenendo sotto controllo tutti i momenti essenziali della seduta.
La vera innovazione consiste nel poter discutere, deliberare e documentare online con procedure chiare e strumenti costruiti per questo scopo.
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Domande frequenti
La Nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026 introduce i requisiti tecnico-organizzativi per lo svolgimento online delle attività degli organi collegiali che hanno carattere deliberativo. Le scuole devono adottare procedure e strumenti idonei a garantire la validità delle delibere, la corretta identificazione dei partecipanti, il rispetto dei quorum e la tracciabilità delle operazioni.
La Nota fa riferimento alle attività collegiali previste dall'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca, tra cui il Collegio dei docenti e i Consigli di classe, interclasse e intersezione, nei limiti delle rispettive competenze e della normativa applicabile.
Le piattaforme di videoconferenza possono essere utilizzate per la discussione, ma da sole non sempre soddisfano i requisiti richiesti per una delibera collegiale. È necessario che il sistema complessivo garantisca identificazione dei partecipanti, quorum, unicità del voto e corretta documentazione della seduta.
L'Allegato tecnico della Nota MIM parla di sistemi conformi ai requisiti richiesti, ma non prevede un elenco di piattaforme certificate dal Ministero. La scuola deve verificare che la soluzione adottata soddisfi le caratteristiche tecniche e organizzative previste dalla normativa.
Nel voto palese è possibile associare il voto al partecipante che lo ha espresso. Nel voto segreto, invece, il sistema deve garantire che l'identità del votante non possa essere collegata alla preferenza espressa, pur verificando il diritto di voto.
Il Regolamento d'Istituto dovrebbe disciplinare la convocazione delle sedute, l'identificazione dei partecipanti, la verifica del quorum, le modalità di voto, la verbalizzazione, la gestione dei problemi tecnici e la conservazione della documentazione.
Una delibera collegiale online prevede generalmente la convocazione dell'organo, la verifica delle presenze, la discussione dei punti all'ordine del giorno, l'apertura della votazione, il calcolo del risultato e la predisposizione del verbale con le relative evidenze.
La piattaforma dovrebbe garantire autenticazione degli utenti, gestione dei ruoli, verifica del quorum, voto univoco, sicurezza dei dati, tracciabilità delle operazioni e produzione della documentazione necessaria per il verbale e la conservazione.
Sì. Camelot integra in un'unica piattaforma l'assemblea online e il sistema di voto, consentendo di gestire partecipanti, ordine del giorno, videoconferenza, quorum, votazioni e risultati senza utilizzare strumenti separati.
Una piattaforma integrata semplifica il lavoro di dirigenti, presidenti e segretari verbalizzanti perché riunisce nello stesso ambiente assemblea, voto, gestione dei partecipanti e documentazione della seduta. Questo riduce i passaggi operativi e facilita l'organizzazione delle delibere collegiali online.
