Le associazioni e gli enti del Terzo Settore (ETS) hanno come caratteristica principale la partecipazione democratica dei soci. L’assemblea, in particolare, è l’organo che approva il bilancio, elegge gli organi sociali e determina gli indirizzi strategici dell’organizzazione.
Negli ultimi anni molte associazioni hanno iniziato a svolgere assemblee online o ibride, una pratica resa possibile dalla normativa vigente e spesso già prevista dagli statuti. Questa evoluzione è stata accelerata dalla crescente necessità di includere soci geograficamente distanti, ridurre i costi organizzativi e rendere più fluido il processo deliberativo.
In questo articolo analizziamo come funzionano le assemblee digitali, quali regole rispettare e quali strumenti permettono di gestire quorum, deleghe, voto segreto e verbalizzazioni in modo conforme e trasparente.
- Quadro normativo: quando è possibile svolgere l’assemblea soci online
- Come funziona il quorum nelle assemblee digitali
- La delega digitale: come gestirla in modo conforme
- Il voto: segreto, palese e modalità deliberative nel digitale
- Verbale digitale e tracciabilità delle attività assembleari
- Buone pratiche per organizzare un’assemblea soci online
- Conclusione
Quadro normativo: quando è possibile svolgere l’assemblea soci online
Per le associazioni e gli ETS, la possibilità di svolgere assemblee online dipende principalmente da due elementi:
Statuto dell’associazione
In molti statuti è oggi prevista la possibilità di svolgere assemblee “a distanza” tramite strumenti telematici.
Se lo statuto non lo prevede esplicitamente, la prassi consolidata ritiene comunque legittimo lo svolgimento online, purché vengano garantiti:
- identificazione certa dei soci partecipanti;
- possibilità di intervento;
- possibilità di visionare documenti e materiali;
- corretto esercizio del voto.
Norme del Codice del Terzo Settore
Il Codice non vieta le assemblee online. L’unico vincolo è che siano rispettate le modalità deliberative previste dallo statuto e che siano tutelati i diritti di informazione e partecipazione.
Di conseguenza, la digitalizzazione è pienamente compatibile con la governance associativa.
Come funziona il quorum nelle assemblee digitali
Il quorum, nelle assemblee, è l’elemento che certifica la validità della riunione (quorum costitutivo) e delle deliberazioni (quorum deliberativo).
Nelle assemblee digitali valgono gli stessi principi delle assemblee in presenza:
si calcolano i soci presenti e i voti esprimibili, indipendentemente dal mezzo utilizzato per partecipare.
Sfide tipiche nel digitale
- distinguere i partecipanti aventi diritto dal pubblico (es. ospiti);
- verificare le deleghe conferite;
- monitorare l’ingresso e l’uscita dei partecipanti durante la seduta;
- garantire trasparenza del conteggio.
Per questo motivo molte organizzazioni utilizzano piattaforme che integrano funzioni come la registrazione univoca dei soci, il monitoraggio delle presenze e il calcolo automatico del quorum.
Tra queste piattaforme rientra anche Camelot, che include strumenti di verifica del quorum costitutivo e deliberativo sia per assemblee digitali che ibride, con tracciamento delle presenze in tempo reale.
La delega digitale: come gestirla in modo conforme
La delega è spesso prevista negli statuti delle associazioni, soprattutto quando il numero degli iscritti è elevato o distribuito su territori diversi.
Cosa cambia con il digitale
La delega può essere raccolta e gestita anche online, purché:
- sia identificabile sia il delegante che il delegato;
- venga rispettato il limite di deleghe previsto dallo statuto;
- il conferimento sia tracciabile e verificabile.
Camelot prevede sistemi di delega digitale basati su un processo di autorizzazione controllato, utile per evitare contestazioni e garantire un registro unico delle deleghe assegnate.
Il voto: segreto, palese e modalità deliberative nel digitale
Nelle assemblee online valgono le stesse regole procedurali delle assemblee fisiche, con alcune attenzioni aggiuntive legate alla tracciabilità tecnologica.
Voto palese
È il modello più semplice: il socio esprime il proprio voto in maniera identificabile.
Utile per approvazioni ordinarie, bilanci o modifiche statutarie, quando lo statuto lo consente.
Voto segreto
Il voto segreto è necessario nei casi in cui lo statuto o la prassi lo richiedano (es. elezione degli organi sociali).
Nel digitale, garantire la segretezza significa:
- disgiungere identità del votante e voto espresso;
- impedire la rintracciabilità del singolo voto;
- certificare la correttezza del conteggio.
Secondo le buone pratiche europee, una piattaforma di voto dovrebbe garantire anche una ricevuta univoca che confermi l’avvenuta registrazione del voto senza rivelarne il contenuto.
Camelot implementa questo sistema attraverso ricevute di voto personali e meccanismi di separazione tra identità e preferenza espressa.
Verbale digitale e tracciabilità delle attività assembleari
Un altro tema spesso sottovalutato è la redazione del verbale dell’assemblea, che deve riportare in modo oggettivo:
- elenco dei soci presenti;
- deleghe conferite e accettate;
- verifica dei quorum;
- votazioni e risultati;
- mozioni, interventi e deliberazioni finali.
Le assemblee online semplificano questo processo grazie a:
- registri di presenza automatici,
- tracciamento dei voti,
- generazione del verbale digitale basato sui dati registrati dalla piattaforma.
Alcuni sistemi, tra cui Camelot, prevedono anche la possibilità di notarizzare i risultati o di estrarre un verbale certificato con tutti i riferimenti delle operazioni svolte.
Per molte associazioni nazionali o con migliaia di soci, questa funzionalità diventa essenziale per ridurre errori e contestazioni.
Buone pratiche per organizzare un’assemblea soci online
Ecco alcune linee guida consigliate per le associazioni:
Prima dell’assemblea
- Verificare che lo statuto consenta modalità telematiche.
- Inviare la convocazione con anticipo, indicando chiaramente la modalità di collegamento.
- Utilizzare un sistema che identifichi univocamente i soci.
- Preparare l’ordine del giorno con eventuali documenti allegati.
Durante l’assemblea
- Registrare ingressi e uscite.
- Verificare deleghe e diritti di voto.
- Assicurare che tutti possano intervenire e accedere ai documenti.
- Attivare meccanismi di voto coerenti con le regole statutarie.
Dopo l’assemblea
- Generare e distribuire il verbale.
- Archiviare presenze, deleghe e voti in formato digitale e sicuro.
- Eventualmente pubblicare i risultati per trasparenza verso gli iscritti.
Conclusione
Le assemblee online rappresentano una grande opportunità per associazioni ed ETS:
rendono la partecipazione più inclusiva, riducono i costi organizzativi e garantiscono processi più trasparenti.
Strumenti certificati come Camelot permette di gestire in modo sicuro quorum, deleghe, voto segreto e verbalizzazioni, mantenendo piena conformità alle norme associative.
Per maggiori informazioni, contatta un Consulente di Camelot
Domande frequenti
Sì. Le assemblee telematiche sono valide se lo statuto dell’associazione le consente o non le vieta espressamente, e se sono garantiti identificazione dei soci, possibilità di intervento e corretto esercizio del voto.
Il quorum si calcola sulla base dei soci presenti e dei voti esprimibili. In modalità digitale o ibrida è possibile registrare automaticamente ingressi, presenze e diritti di voto, evitando errori nel conteggio.
Sì. La delega può essere conferita anche in forma digitale, purché il processo sia tracciabile e rispetti i limiti previsti dallo statuto. È importante che si possa identificare con certezza delegante e delegato.
Sì, le piattaforme online disgiungono l’identità del votante dal voto espresso e certificano il corretto inserimento del voto. Questo è fondamentale nelle elezioni degli organi sociali o nelle deliberazioni sensibili.
Certamente. Il verbale digitale è pienamente valido se riporta presenze, deleghe, votazioni e risultati. Camelot permette di generarlo automaticamente e di conservarlo in formato certificato.
È necessario controllare lo statuto, definire l’ordine del giorno, inviare convocazioni chiare e assicurare ai soci l’accesso ai documenti e alle modalità di voto.
