Come si conduce un collegio dei docenti online con voto e video

Una seduta ibrida è una riunione in cui una parte dei componenti è in sala e una parte è collegata a distanza, con gli stessi diritti di parola e di voto.

Il quorum è il numero minimo di presenti perché la seduta sia valida. In Camelot si imposta alla creazione dell'assemblea, e nel video lo fissiamo per teste al 50 per cento.

Nel voto palese chi conduce vede le preferenze espresse da ciascun votante. Nello scrutinio segreto il sistema registra che la persona ha votato, ai fini del quorum, ma la preferenza non è riconducibile a lei. Il tipo di voto si sceglie quesito per quesito.

Cos'è l'assemblea completa in Camelot

Questo tutorial mostra come si crea e si conduce un'assemblea completa in Camelot, la soluzione pensata per il collegio dei docenti e per i consigli di classe, interclasse e intersezione, in cui video, presenze, discussione e voto stanno nello stesso ambiente. Partiamo dalla home dell'organizzazione della scuola, attivata con la licenza per l'assemblea completa.

Ruoli e anagrafica degli aventi diritto

Il primo passaggio è la pagina Ruoli e aventi diritto. La pagina ha due sezioni. La prima è quella dei ruoli dell'organizzazione, cioè delle persone che amministrano la piattaforma e creano le assemblee. I collaboratori si aggiungono uno alla volta scegliendo il ruolo. Ogni organizzazione ha un solo proprietario, e la proprietà si può trasferire a un altro membro che ha accettato l'invito e creato il proprio account. In alternativa ai singoli inviti si carica un elenco con il modello Excel.

La seconda sezione è l'anagrafica degli aventi diritto, cioè l'elenco di chi può votare nelle assemblee. Il modo più rapido è scaricare il modello Excel, che ha un secondo foglio con le istruzioni, compilarlo e importarlo. Servono soprattutto nome, cognome ed email. In alternativa si aggiungono i singoli partecipanti, e le persone si possono organizzare in gruppi.

Creare l'assemblea con la procedura guidata

Torniamo alla home. Il pulsante viola crea un'assemblea. Sotto ci sono le assemblee create e l'archivio di quelle concluse.

Apriamo la procedura guidata. Con questa licenza è attiva l'assemblea completa dentro Camelot. Camelot propone subito dei modelli di argomenti pronti per la scuola. Per inserire a mano i punti all'ordine del giorno si sceglie Altro, in fondo all'elenco.

Invito via email e codice OTP

Il passo successivo è il canale con cui i partecipanti ricevono l'invito, l'email. Se si vuole, si può aggiungere il codice OTP via email.

Peso del voto, deleghe se previste e modalità della seduta

Nelle prime impostazioni lasciamo il valore predefinito, tutti i votanti hanno lo stesso peso, ogni voto vale uno. In alternativa si possono assegnare pesi diversi. Le deleghe, se previste, si attivano qui, con un limite per teste, per peso oppure senza limite. Poi si sceglie la modalità dell'assemblea. Se tutti sono presenti in sala e solo il voto è digitale, la parte video non serve. Se l'assemblea è digitale o ibrida, il video è attivo. Chi è in sala può tenere spenti videocamera e microfono e votare comunque, chi è collegato da casa partecipa in video e vota allo stesso modo.

Ordine del giorno e quesiti palesi, segreti o misti

Passiamo all'ordine del giorno. Si può importare da Excel, con il modello e il suo foglio di istruzioni, oppure aggiungere gli argomenti uno alla volta. Aggiungiamo il primo punto e decidiamo se i suoi quesiti saranno palesi, segreti o misti. Aggiungiamo il quesito. Il tipo è a scelta singola, ma sono disponibili anche la scelta multipla, il voto per classifica e il voto per lista o per candidati. Inseriamo le opzioni che i votanti vedranno, favorevole e contrario. L'astensione è attiva per impostazione predefinita e si può disattivare. Tra gli altri dettagli ci sono la scheda nulla, la scheda bianca, il presente non votante, l'ordine casuale delle opzioni e i documenti allegati al singolo quesito. Salviamo il quesito e confermiamo il punto.

Aggiungiamo un secondo punto, di sola discussione. Dopo il titolo attiviamo l'opzione Solo discussione, e il punto resta senza quesiti. Durante l'assemblea si potranno comunque aggiungere nuovi punti e nuovi quesiti.

Visibilità dei risultati e quorum

Ora la visibilità dei risultati. Per chi conduce, dato che i quesiti sono palesi, attiviamo la vista in tempo reale. I votanti vedono i risultati alla chiusura di ogni singola votazione. Il conteggio è per teste, come impostato all'inizio.

Impostiamo anche il quorum dell'assemblea, per teste, al cinquanta per cento.

Chiedi parola, chat, comunicazioni formali e documenti

Poi si scelgono le funzionalità attive durante l'assemblea. Chiedi parola è sempre attivo, perché l'assemblea funziona come un palco e chi vuole intervenire chiede di entrare nel video. Si possono attivare la chat pubblica, la chat privata tra i partecipanti, le comunicazioni formali, che hanno oggetto e testo e arrivano direttamente al presidente, e i documenti, sull'assemblea o sui singoli quesiti.

Videoconferenza integrata e riepilogo

Dato che l'assemblea è digitale, la videoconferenza integrata è attiva. Nella stessa pagina ci sono le opzioni per la diretta, che in questo tutorial lasciamo spente, quindi avremo solo la videoconferenza dentro Camelot. Le impostazioni avanzate che seguono sono facoltative.

Se ci sono documenti da mettere a disposizione per tutta l'assemblea, si caricano qui. Arriviamo al riepilogo, con tutti i punti all'ordine del giorno e la configurazione da controllare. Diamo un titolo all'assemblea e la creiamo.

Caricare i partecipanti e i ruoli di conduzione

Siamo nella pagina di gestione. L'assemblea è pronta per gli inviti, ma non abbiamo ancora caricato i partecipanti né inviato gli inviti. Finché gli inviti non sono partiti si possono ancora modificare il titolo e i punti all'ordine del giorno.

Nella sezione Partecipanti carichiamo la platea. Si può importare tutta l'anagrafica, solo alcuni gruppi, oppure singole persone. Chi non è in anagrafica si aggiunge uno alla volta, con la possibilità di salvarlo in anagrafica. Ogni assemblea ha bisogno di almeno un ruolo di conduzione, presidente, presidente votante o assistente. Aggiungiamo un presidente, che conduce senza votare, e poi un votante.

Inviare gli inviti

Nella sezione Inviti impostiamo data e ora di inizio, che deve essere nel futuro, e salviamo. Poi inviamo gli inviti. Si poteva anche personalizzare il testo dell'email o programmare l'invio per un orario preciso.

Ogni partecipante riceve l'email di invito, con il nome della scuola e il titolo dell'assemblea. Il pulsante Vai all'assemblea apre la pagina dell'assemblea.

Il controllo di preparazione del presidente

Nella vista del presidente compare prima un controllo di preparazione. Da qui si possono assegnare le cariche mancanti, come il segretario o gli assistenti, e rivedere l'ordine del giorno.

Avviare la videoconferenza

Siamo nella home dell'assemblea. Il pannello a sinistra mostra i partecipanti, gli aventi diritto al voto, quelli presenti e i presenti totali. Apriamo anche la vista del votante, che si è appena collegato. La videoconferenza non è ancora iniziata, spetta a chi conduce avviarla. Dalle azioni sull'assemblea passiamo in diretta ed entriamo nella gestione del video.

Al votante viene chiesto il consenso per videocamera e microfono, anche se non è sul palco. Può entrare nel video chiedendo la parola, e solo i ruoli di conduzione gestiscono le richieste in coda, dal pannello video. Le altre sezioni sono la chat pubblica, i messaggi privati, le comunicazioni formali scritte dai votanti, i documenti dell'assemblea e una guida all'uso. Al presidente arriva la notifica della comunicazione formale, che si può archiviare o proiettare.

Appello e ordine del giorno

Nella gestione dell'assemblea chi conduce trova l'appello, i partecipanti in diretta, le cariche mancanti e la cronologia degli eventi. Con l'appello si mette a verbale chi è presente. La seconda sezione è l'ordine del giorno, da cui si aprono le discussioni e i quesiti di ogni punto, uno alla volta.

Aprire e chiudere una votazione, proiettare l'esito

Apriamo la discussione del primo punto e poi il quesito. Il presidente vede la stessa scheda di voto che compare al votante, con il tipo di voto e le preferenze esprimibili. Il votante sceglie favorevole e conferma. Votare è semplice, e l'affluenza si aggiorna in tempo reale nella vista del presidente, con le preferenze espresse perché il voto è palese. Chiudiamo la votazione e compaiono i risultati del quesito. Il presidente può indicare l'esito e proiettarlo nel video, e i votanti vedono la proiezione in tempo reale. Poi toglie la proiezione, approva l'esito e passa al punto successivo.

Punto di sola discussione e richieste di parola

Il secondo punto è di sola discussione. Il votante lo vede in corso nella parte bassa della schermata e può chiedere la parola. Il presidente vede le richieste in attesa e le accetta. Chi entra nel video ha ancora videocamera e microfono spenti, finché non decide di attivarli. Può uscire dalla diretta quando vuole, e per rientrare deve chiedere di nuovo la parola. Il presidente invece esce e rientra direttamente.

C'è anche una sezione verbale, con la cronologia di tutti gli eventi. È una bozza, il verbale definitivo si trova alla chiusura dell'assemblea, nella sezione Risultati della pagina di gestione. Chiudiamo la discussione dell'ultimo punto.

Aggiungere un punto durante la seduta

Durante i lavori si possono aggiungere nuovi argomenti, con i loro quesiti. Creiamo un argomento con un quesito favorevole o contrario, apriamo la discussione e la votazione. Al votante compare la scheda, conferma il voto e non può votare di nuovo. I risultati si vedono in tempo reale perché il voto è palese. Chiudiamo la votazione.

Pausa e chiusura dell'assemblea

L'assemblea si può anche mettere in pausa, e i lavori riprendono quando un ruolo di conduzione li riattiva. Infine si chiude l'assemblea, che dopo qualche secondo risulta chiusa per tutti.

Risultati, verbale e report in PDF ed Excel

Nella home dell'organizzazione l'assemblea conclusa si trova nell'archivio. Nella sezione Risultati c'è il riepilogo di tutti i punti discussi, con i risultati e le preferenze espresse nei voti palesi, e il verbale con ordine del giorno, presenze e appelli, da scaricare in PDF. In più ci sono il report completo in PDF, il dettaglio in Excel e la proiezione dei risultati.

Cos'è una seduta ibrida del collegio dei docenti?+

È una riunione in cui una parte dei componenti è in sala e una parte è collegata a distanza, con gli stessi diritti di parola e di voto. In Camelot Assemblee chi è in sala vota dal proprio dispositivo e chi è a casa partecipa in video e vota allo stesso modo.

Come si imposta il quorum?+

Il quorum si imposta alla creazione dell'assemblea. Nel videotutorial è fissato per teste al 50 per cento.

Cosa si ottiene alla chiusura della seduta?+

I risultati di ogni votazione, il verbale e il report in PDF ed Excel, pronti senza spoglio manuale.