Come si crea una votazione online per il collegio dei docenti

Una votazione asincrona è una votazione in cui ogni avente diritto vota quando vuole all'interno di un periodo stabilito, senza che tutti siano collegati nello stesso momento.

Nel voto palese chi gestisce la votazione vede le preferenze espresse da ciascun votante. Nello scrutinio segreto il sistema registra che la persona ha votato, ai fini dell'affluenza, ma la preferenza non è riconducibile a lei. Il tipo di voto si sceglie quesito per quesito.

Un modulo online generico non identifica chi vota e non garantisce che ognuno voti una sola volta. In Camelot Voto ogni docente accede con il proprio link personale e il voto confermato non si può ripetere.

Cos'è una votazione online asincrona in Camelot Voto

Questo tutorial mostra come si crea una votazione online asincrona con Camelot Voto, la soluzione pensata per il collegio dei docenti e per i consigli di classe, interclasse e intersezione. Partiamo dalla home dell'organizzazione della scuola, attivata con una licenza per le votazioni online.

Ruoli dell'organizzazione e collaboratori

Il primo passaggio è la pagina Ruoli e aventi diritto, che si apre dal pulsante in alto a destra oppure dal menu dell'organizzazione. La pagina ha due sezioni. La prima è quella dei ruoli dell'organizzazione, cioè delle persone che gestiscono la piattaforma, creano le votazioni e le seguono. All'inizio c'è solo chi ha attivato il servizio e creato l'organizzazione. Si possono aggiungere altri collaboratori uno alla volta, scegliendo il ruolo e inviando l'invito, oppure caricando un elenco con il modello Excel. Chi riceve l'invito crea il proprio account ed entra nell'area di gestione.

Anagrafica degli aventi diritto e gruppi

La seconda sezione è l'anagrafica degli aventi diritto, cioè l'elenco di chi può votare. Il modo più rapido è compilare il modello Excel e importarlo, così tutti i docenti entrano in anagrafica in una volta sola. In alternativa si aggiungono i singoli partecipanti. Le persone si possono organizzare in gruppi, per esempio per consiglio di classe o per componente, direttamente nel file Excel oppure dopo l'importazione. Ogni voce si può modificare o eliminare in qualsiasi momento.

Voting room e archivio

Torniamo alla home. In alto ci sono i pulsanti per creare una votazione online e un'assemblea. Con questa licenza le assemblee non sono attive, quindi useremo la votazione online. Sotto, le due sezioni Voting room e Archivio raccolgono le votazioni della scuola con il loro stato, in bozza, pronta per gli inviti, inviti inviati, in corso, in pausa, e in archivio tutte le votazioni concluse.

Configurazione standard o personalizzata

Apriamo la procedura guidata. Si può scegliere la configurazione standard, che chiede solo argomenti, quesiti e modalità di accesso, oppure la configurazione personalizzata, che permette di regolare ogni dettaglio. Scegliamo la personalizzata. Camelot propone subito dei modelli pronti per la scuola, aggiornati nel tempo. In questo tutorial inseriamo gli argomenti a mano, come un normale ordine del giorno.

Invito via email, codice OTP, SPID e CIE

Il passo successivo è il canale con cui i docenti ricevono l'invito e si autenticano. Il canale di base è l'email. Se la licenza lo prevede, si può attivare l'accesso con identità digitale, SPID o Carta d'identità elettronica, indicando il codice fiscale di ogni avente diritto, con un link pubblico da diffondere oppure con l'invio via email. Con l'invito via email si può attivare anche il codice OTP, che ogni partecipante riceve al momento del voto.

Peso del voto e seggio in presenza

Nella configurazione personalizzata si decide se i votanti hanno tutti lo stesso peso, come nel collegio dei docenti, oppure pesi diversi. Lasciamo il valore predefinito, uno per ciascuno. Le deleghe, se previste, si impostano qui, in questo caso restano disattivate. La platea è unica. Si può indicare se, accanto al voto da remoto, è previsto anche un seggio in presenza. In quel caso nella sezione Partecipanti compare un pulsante che genera un codice, e con quel codice il docente vota dal dispositivo della scuola. Qui lasciamo il solo voto digitale. L'invio del link via SMS non è compreso in questa licenza.

Argomenti e quesiti palesi, segreti o misti

Passiamo agli argomenti e ai quesiti. Si possono importare da Excel, sempre con il modello e il suo foglio di istruzioni, oppure aggiungerli uno alla volta. Aggiungiamo il primo punto all'ordine del giorno e decidiamo se i suoi quesiti saranno palesi, segreti o misti. Questo primo punto è palese. Il quesito è a scelta singola, ma sono disponibili anche la scelta multipla, il voto per classifica e il voto per lista o per candidati. Inseriamo le opzioni di risposta che il docente vedrà, favorevole, contrario, astenuto. L'astensione è attiva per impostazione predefinita e si può disattivare. Tra gli altri dettagli ci sono la scheda nulla, la scheda bianca, l'ordine casuale delle opzioni e la possibilità di allegare documenti al singolo quesito. Salviamo il quesito, confermiamo, e il primo punto è pronto. Aggiungiamo un secondo punto, questa volta a scrutinio segreto, con il suo quesito. Salviamo e confermiamo.

Visibilità dei risultati

Ora la visibilità dei risultati. I votanti non li vedono. Li vedono solo gli amministratori e chi gestisce la votazione, a votazione conclusa, perché c'è un quesito a scrutinio segreto. Il conteggio è per teste, dato che ogni votante vale uno.

Impostazioni avanzate e riepilogo

Le impostazioni avanzate permettono di allegare documenti all'intera votazione, non al singolo quesito, di aggiungere un link finale, per esempio all'informativa privacy o a una pagina della scuola, e di scrivere un messaggio che i docenti leggono quando aprono la scheda di voto. Sono tutte facoltative. Arriviamo al riepilogo, con tutta la configurazione da controllare. Diamo un titolo alla votazione e, se vogliamo, una descrizione, per esempio l'invito a esprimersi sui punti all'ordine del giorno. Confermiamo e la votazione è creata.

Anteprima della scheda di voto

Siamo nella pagina di gestione della votazione. L'anteprima mostra esattamente ciò che vedranno i docenti, da telefono, tablet e computer, e si può condividere. Finché gli inviti non sono partiti, il titolo e i punti all'ordine del giorno si possono ancora modificare.

Caricare i partecipanti

Nella sezione Partecipanti carichiamo la platea. Si può importare tutta l'anagrafica, solo alcuni gruppi, oppure singole persone. Chi non è in anagrafica si aggiunge con Aggiungi singolo, e con l'interruttore Salva in anagrafica resta disponibile anche per le votazioni future. In alternativa si scarica il modello Excel e si importa l'elenco.

Date di apertura e invio degli inviti

Nella sezione Inviti si impostano data e ora di inizio e di fine. L'inizio deve essere nel futuro, altrimenti la piattaforma lo segnala e chiede di spostarlo. Salviamo le date. Il testo dell'email di invito si può personalizzare, poi si può inviare subito oppure programmare l'invio. Inviamo. L'invio richiede qualche secondo.

Come vota il docente

Ogni docente riceve l'email di invito, con il nome della scuola, il titolo della votazione, il periodo di apertura e il pulsante per accedere. La schermata è la stessa dell'anteprima. Si risponde al primo punto, poi al secondo. Finché non si conferma, la scelta si può ancora cambiare. Con Conferma e invia il voto è registrato.

Chiusura anticipata o proroga della votazione

Dalla sezione Inviti chi gestisce la votazione può chiuderla in anticipo, come in questo caso, perché tutti gli aventi diritto hanno votato, oppure prolungarla. Confermiamo la chiusura e la votazione passa allo stato concluso.

Risultati, affluenza e report in PDF ed Excel

Nella sezione Risultati la prima scheda mostra l'affluenza, quanti hanno votato rispetto agli aventi diritto e il tasso di partecipazione. Sotto ci sono i risultati di ogni quesito, palese o segreto. Si può scaricare il dettaglio in Excel con tutti i dati della votazione, il report in PDF, e proiettare i risultati in sala o in videoconferenza. Infine la votazione conclusa resta nell'archivio della scuola, pronta per essere consultata.

Cos'è una votazione online asincrona?+

È una votazione in cui ogni avente diritto vota quando vuole all'interno di un periodo stabilito, senza che tutti siano collegati nello stesso momento. Con Camelot Voto la scuola fissa data e ora di apertura e di chiusura e ogni docente vota con il proprio link personale.

Il docente deve installare qualcosa per votare?+

Basta l'invito personale ricevuto via email. Il docente apre il link e vota dal telefono, dal tablet o dal computer, senza installare nulla. Se la licenza lo prevede, può accedere anche con SPID o Carta d'identità elettronica.

Si può chiudere la votazione prima della scadenza?+

Sì. Chi gestisce la votazione può chiuderla in anticipo, per esempio quando tutti gli aventi diritto hanno votato, oppure prolungarla dalla sezione Inviti.

Perché non basta un modulo online generico?+

Un modulo generico raccoglie risposte ma non identifica chi vota e non garantisce che ognuno voti una sola volta. In Camelot Voto ogni docente accede con il proprio link personale e il voto confermato non si può ripetere.