Come si vota nel collegio dei docenti su Google Meet

Il quorum è il numero minimo di presenti perché la seduta sia valida. Nel pannello di Camelot dentro Meet il quorum si vede in tempo reale e viene segnalato quando la soglia è raggiunta.

Nel voto palese chi conduce vede le preferenze espresse da ciascun votante. Nello scrutinio segreto il sistema registra che la persona ha votato, ai fini del quorum, ma la preferenza non è riconducibile a lei. Il tipo di voto si sceglie quesito per quesito.

I posti nella riunione dipendono dall'account Google Workspace della scuola, non dalla licenza Camelot. Per sedute lunghe o numerose conviene usare un account che consenta riunioni oltre l'ora e con il numero di partecipanti necessario.

Cos'è l'assemblea in Google Meet con Camelot

Questo tutorial mostra come si crea e si conduce un'assemblea in Google Meet con Camelot, la soluzione pensata per il collegio dei docenti e per i consigli di classe, interclasse e intersezione, quando la riunione si tiene su Meet e il voto avviene nella stessa schermata. Partiamo dalla home dell'organizzazione della scuola, attivata con la licenza per le assemblee in Google Meet.

Ruoli dell'organizzazione e collaboratori

Il primo passaggio è la pagina Ruoli e aventi diritto, che si apre dal pulsante in alto a destra oppure dal menu dell'organizzazione. La pagina ha due sezioni. La prima è quella dei ruoli dell'organizzazione, cioè delle persone che amministrano la piattaforma, creano le votazioni e le assemblee e le seguono. Il riquadro informativo spiega che cosa può fare ciascun ruolo nell'area di gestione. I collaboratori si aggiungono uno alla volta, con nome, cognome, email e ruolo, e riceveranno un invito con cui creare il proprio account, oppure si carica un elenco con il modello Excel. Ogni modello di Camelot ha un secondo foglio con le istruzioni per compilarlo.

Anagrafica degli aventi diritto e gruppi

La seconda sezione è l'anagrafica degli aventi diritto, cioè l'elenco di chi può votare. Il modo più rapido è importare la platea da Excel o CSV con il modello, in alternativa si aggiungono i singoli partecipanti. Le persone si possono organizzare in gruppi, per esempio per consiglio di classe o per componente, e i gruppi si creano e si popolano direttamente da questa pagina.

Tra i ruoli dell'organizzazione all'inizio compare solo chi ha attivato il servizio, che ne è il proprietario. La proprietà si può trasferire in seguito a un altro membro. Ogni organizzazione ha un solo proprietario, ed è l'unico che può eliminarla e modificarne il nome e l'immagine. Completata la pagina dei ruoli e degli aventi diritto, torniamo alla home.

Creare l'assemblea in Google Meet

In alto ci sono i due pulsanti di creazione. Usiamo quello viola, che crea un'assemblea. Con questa licenza l'assemblea completa non è attiva, quindi scegliamo l'assemblea in Google Meet. Camelot propone subito dei modelli di argomenti pronti per la scuola, aggiornati nel tempo. In fondo all'elenco c'è l'opzione per inserire a mano i punti all'ordine del giorno, ed è quella che useremo.

Invito via email e identificazione con l'account Google

Il passo successivo è il canale con cui i partecipanti ricevono l'invito. Il canale attivo è l'email. L'indirizzo di ciascun partecipante è lo stesso con cui entrerà nella riunione su Meet, ed è quello che lo identifica dentro l'assemblea.

Peso del voto e modalità della seduta

Nelle prime impostazioni lasciamo il valore predefinito, tutti i votanti hanno lo stesso peso, ogni voto vale uno. In alternativa si possono assegnare pesi diversi. Le deleghe, se previste, non sono attive in questa licenza. Poi si sceglie la modalità dell'assemblea. Tutti presenti in sala con voto digitale, dove la discussione avviene in presenza e i quesiti si aprono al momento del voto. Digitale, dove tutti partecipano da remoto. Oppure ibrida, con una parte dei partecipanti in presenza e una parte collegata su Meet. Scegliamo la modalità digitale.

Ordine del giorno e quesiti palesi, segreti o misti

Passiamo all'ordine del giorno. Si può importare da Excel, con il modello e il suo foglio di istruzioni, oppure aggiungere gli argomenti uno alla volta. Aggiungiamo il primo punto e decidiamo se i suoi quesiti saranno palesi, segreti o misti. Questo primo punto è palese. Aggiungiamo il quesito. Il tipo è a scelta singola, ma sono disponibili anche la scelta multipla, il voto per lista o per candidati e il voto per classifica. Inseriamo le due opzioni che i votanti vedranno, favorevole e contrario. L'astensione è attiva per impostazione predefinita e si può disattivare. Tra gli altri dettagli ci sono la scheda nulla, la scheda bianca, il presente non votante, l'ordine casuale delle opzioni e i documenti allegati al singolo quesito. Salviamo il quesito e confermiamo il punto.

Aggiungiamo il secondo punto, con un quesito favorevole o contrario senza astensione. Salviamo e confermiamo.

Punto di sola discussione

Infine aggiungiamo un terzo punto di sola discussione, inserendo il titolo e attivando l'opzione Solo discussione. Serve per gli argomenti da trattare senza votazione.

Visibilità dei risultati e quorum

Ora la visibilità dei risultati, distinta per chi conduce e per i votanti. Il conteggio è per teste, perché ogni voto vale uno. Per chi conduce, cioè il presidente e gli eventuali assistenti, attiviamo la vista in tempo reale, così durante l'assemblea si vedono l'affluenza e le preferenze espresse sui quesiti palesi. I votanti vedono i risultati al termine di ogni singola votazione, aperta e chiusa dal presidente, non alla fine dell'assemblea.

Si può stabilire un quorum di partecipazione. Impostiamo un quorum per teste del cinquantuno per cento. Durante l'assemblea il pannello di Camelot dentro Meet mostra il quorum e segnala quando la soglia dei collegati è raggiunta.

Documenti e comunicazioni formali

Nelle impostazioni successive disattiviamo le funzioni che in Meet non servono, come la chat pubblica e la chat privata, perché Meet le offre già nella videoconferenza. Attiviamo invece i documenti, che si possono caricare sull'assemblea o sui singoli quesiti, e le comunicazioni formali, che i partecipanti scrivono e che arrivano direttamente al presidente.

Collegare la riunione Google Meet

A questo punto si collega la riunione. Si crea l'evento su Google Meet o su Google Calendar con l'account Google Workspace della scuola e si incolla il link. È un passaggio importante, perché i posti nella riunione dipendono dall'account Google, non dalla licenza di Camelot. Conviene quindi usare un account che consenta riunioni oltre l'ora e con il numero di partecipanti necessario. Creata la riunione, la colleghiamo all'assemblea e proseguiamo.

Se ci sono documenti da mettere a disposizione per tutta l'assemblea, si caricano qui. Arriviamo al riepilogo, con tutta la configurazione da controllare. Diamo un titolo all'assemblea. Confermiamo e l'assemblea è creata.

Caricare i partecipanti e il presidente

Siamo nella pagina di gestione, organizzata in quattro sezioni. La prima è la configurazione. Finché gli inviti non sono partiti si possono ancora modificare il titolo e i punti all'ordine del giorno e aggiungere allegati, sui singoli quesiti o sull'assemblea.

Nella sezione Partecipanti carichiamo la platea. Si può importare tutta l'anagrafica, solo alcuni gruppi, oppure singole persone. Si può anche scaricare il modello Excel, compilarlo e importarlo, oppure aggiungere le persone una alla volta, con la possibilità di salvarle in anagrafica per le assemblee future. A ciascun partecipante si assegna un ruolo, già impostato in anagrafica oppure scelto qui. Ogni assemblea ha bisogno di almeno un ruolo di conduzione, presidente votante, presidente o assistente. Aggiungiamo il presidente votante.

Inviare gli inviti

Nella sezione Inviti impostiamo data e ora di inizio, che deve essere nel futuro. Salviamo. Da qui si può personalizzare il testo dell'email, programmare l'invio oppure inviare subito. Inviamo. L'invio richiede qualche secondo e nella sezione Partecipanti si vede lo stato di consegna di ogni email.

Come si partecipa da computer e da telefono

Ogni partecipante riceve l'email di invito, con il nome della scuola, il titolo dell'assemblea, l'orario di inizio e le indicazioni per partecipare. Da computer si entra nella riunione Google Meet e si vota nel pannello di Camelot dentro Meet. Da telefono si entra nella riunione dall'app Google Meet, che non supporta le estensioni, e si vota dal link personale contenuto nell'email, accedendo con il proprio account Google.

Installare il pannello Camelot in Meet

Dentro Meet il pannello di Camelot si apre dai nove puntini in basso a destra, in Strumenti aggiuntivi. La prima volta si cerca Camelot nel marketplace e si installa. L'amministratore del Google Workspace della scuola può installarlo per tutti, o solo per alcuni gruppi, per esempio i docenti. L'installazione centralizzata può richiedere fino a circa ventiquattro ore. In alternativa ciascuno lo installa per sé. Una volta installato, si apre dagli strumenti aggiuntivi, si accede con l'account Google istituzionale, lo stesso presente in anagrafica, e si entra nell'assemblea.

Quorum e apertura del verbale

Il pannello mostra il quorum, in questo caso il cento per cento degli aventi diritto è collegato. La prima azione di chi conduce è avviare il verbale. È l'apertura dell'assemblea, che passa allo stato in corso.

Aprire la discussione e la votazione

Chi conduce vede l'ordine del giorno, il punto in trattazione, i documenti caricati e le comunicazioni formali, attive e archiviate. I votanti hanno una schermata con oggetto e descrizione per inviare una comunicazione formale al presidente. Dall'ordine del giorno chi conduce può aggiungere nuovi punti e quesiti anche durante i lavori e avviare la discussione di ciascun punto.

Avviamo la discussione del primo punto. Avviare la discussione non apre il voto. Il quesito si vede con le sue istruzioni e le sue opzioni, ma la votazione si apre con un comando separato. Apriamola.

Voto, ricevuta e parziali per chi conduce

Poiché conduciamo come presidente votante, compare anche per noi il riquadro di voto, come per ogni partecipante. Si sceglie tra favorevole, contrario e astenuto e si conferma. Il voto viene registrato e la ricevuta lo conferma. Tornando all'ordine del giorno il presidente vede i parziali, e nel voto palese anche le preferenze espresse da ciascuno. Quando la discussione e la votazione sono concluse, chiudiamo il voto.

Il punto passa tra quelli conclusi, con i suoi risultati, e da questo momento anche i votanti possono vederli. Apriamo la votazione del secondo punto, votiamo, controlliamo affluenza e parziali e chiudiamo. Il terzo punto è di sola discussione e si avvia e si chiude senza voto.

Chiusura dei lavori

Quando tutti i punti sono trattati si chiudono i lavori. La chiusura è definitiva, tutti i punti vengono chiusi e l'assemblea non si può riaprire.

L'assemblea è ora chiusa per tutti e nell'area di gestione risulta conclusa.

Risultati, verbale e report in PDF ed Excel

Nella sezione Risultati troviamo il tasso di partecipazione, i risultati di ogni quesito per ogni punto, il verbale dell'assemblea, il PDF degli aventi diritto, il dettaglio in Excel con tutte le informazioni e la proiezione dei risultati.

Si può votare a scrutinio segreto durante una riunione su Google Meet?+

Sì, perché il voto non passa dalla videochiamata ma dal pannello di Camelot che si apre dentro Meet. Nello scrutinio segreto il sistema registra che la persona ha votato, ai fini del quorum, ma la preferenza non è riconducibile a lei.

Il quorum si vede durante la riunione?+

Sì. Nel pannello di Camelot dentro Meet il quorum si vede in tempo reale e viene segnalato quando la soglia è raggiunta.

Quanti partecipanti può avere la riunione?+

Dipende dall'account Google Workspace della scuola, non dalla licenza Camelot. Per sedute lunghe o numerose conviene usare un account che consenta riunioni oltre l'ora e con il numero di partecipanti necessario.