Il verbale di assemblea è il documento ufficiale che riporta in forma scritta lo svolgimento e le decisioni assunte durante un’assemblea, sia essa associativa, societaria o istituzionale. Ha la funzione di attestare in modo formale quanto discusso e deliberato, costituendo prova delle decisioni adottate.
Il verbale viene redatto durante o subito dopo l’assemblea da una persona incaricata, solitamente il segretario, e sottoscritto dal presidente dell’assemblea e, quando previsto, dal segretario stesso. In alcuni casi può essere richiesto l’intervento di un notaio.
Un verbale di assemblea contiene generalmente:
- data, luogo e modalità di svolgimento dell’assemblea;
- elenco dei partecipanti o indicazione delle presenze;
- ordine del giorno;
- sintesi delle discussioni;
- testo delle deliberazioni e risultati delle votazioni.
Il verbale di assemblea è essenziale per garantire trasparenza, tracciabilità e legittimità dell’attività dell’ente. Consente di verificare il rispetto delle procedure, dei quorum e delle maggioranze previste dalla legge o dallo statuto.
In ambito associativo e nel Terzo Settore, il verbale deve essere conservato negli archivi dell’ente ed è spesso richiesto in caso di controlli o verifiche. Nelle società, assume rilievo giuridico e può produrre effetti anche verso terzi.
Il verbale di assemblea rappresenta quindi uno strumento centrale di corretta gestione e responsabilità organizzativa.
(Fonti: Codice Civile; D.Lgs. 117/2017 – Codice del Terzo Settore; statuti e regolamenti interni.)
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