Organi collegiali a distanza, le risposte alle domande del webinar con Tuttoscuola

Aggiornato al 6 novembre 2026

Il webinar organizzato da Tuttoscuola il 15 settembre 2026 ha raccolto molto interesse tra dirigenti e docenti, e tante domande su come introdurre a scuola un nuovo modo di riunirsi e votare, da cosa prevede la nota MIM 3803 a come si vota in segreto durante una seduta su Google Meet. Questa pagina raccoglie la registrazione completa e le risposte alle domande più utili per partire, nel perimetro della nota MIM 3803 del 30 giugno 2026, cioè le sedute del collegio dei docenti e dei consigli di classe, interclasse e intersezione.

In breve

• Il webinar "Sedute e voti degli organi collegiali a distanza, cosa chiede la nota MIM 3803 e come prepararsi" è stato organizzato da Tuttoscuola, con Alessandra Lezzi, avvocato e DPO, Davide Casaleggio ed Enrica Sabatini di Camelot.
• La nota MIM 3803 consente al collegio dei docenti e ai consigli di classe, interclasse e intersezione di riunirsi e votare a distanza, con un regolamento d'istituto aggiornato e una piattaforma che rispetti i requisiti del suo allegato tecnico.
• La nota non impone uno strumento preciso, e prima di usare la piattaforma la scuola la verifica sulla documentazione tecnica e sulla dichiarazione di conformità del fornitore.
• Lo SPID non è obbligatorio, servono identità univoche e un'autenticazione adeguata al rischio.
• Su Google Meet si può votare a scrutinio segreto, purché il voto non passi dal sondaggio della videochiamata ma da uno strumento che garantisca i requisiti del voto segreto.

Il video del webinar

La registrazione dura circa un'ora e mezza ed è divisa in quattro parti. L'introduzione di Tuttoscuola apre il webinar. Dal minuto 4:14 Alessandra Lezzi spiega cosa chiede la nota MIM 3803 alla scuola, dalle condizioni per svolgere le sedute a distanza alla differenza tra voto anonimo e scrutinio segreto, fino al regolamento d'istituto e alla verbalizzazione. Dal minuto 34:50 Davide Casaleggio mostra come una piattaforma risponde ai requisiti tecnici, identificazione dei partecipanti, presenze, quorum, voto segreto e protezione dei dati. Dal minuto 57 Enrica Sabatini presenta le tre soluzioni Camelot per le scuole. La registrazione è pubblicata con il consenso di Tuttoscuola, che ha organizzato l'evento.

Cosa prevede la nota MIM 3803 per le sedute a distanza?

La nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026 consente al collegio dei docenti e ai consigli di classe, interclasse e intersezione di svolgere sedute e votazioni a distanza, in attuazione dell'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021. Il suo allegato tecnico fissa i requisiti che la piattaforma deve garantire, dall'identificazione dei partecipanti al voto segreto, dalla sicurezza alla protezione dei dati e ai verbali.

Prima di partire la scuola aggiorna il regolamento d'istituto, acquisisce dal fornitore la documentazione tecnica e la dichiarazione di conformità, cura la protezione dei dati personali e definisce cosa fare in caso di malfunzionamento. La scelta di riunirsi a distanza si fa poi seduta per seduta, nella convocazione, ed è proprio per questo che regolamento e piattaforma vanno preparati prima. Un approfondimento punto per punto è nell'articolo sulle delibere collegiali online e la nota MIM.

Quali soluzioni ci sono per votare a distanza nel collegio dei docenti?

Con Camelot le soluzioni sono tre e poggiano sulla stessa piattaforma, quindi identificazione dei votanti, unicità e segretezza del voto sono garantite allo stesso modo in tutte. Cambia il modo in cui il voto entra nella seduta.

Con il voto elettronico la discussione resta sulla videoconferenza che la scuola già usa, come Meet, Zoom o Teams, e si vota su Camelot entro una finestra di tempo, con i risultati pronti alla chiusura senza spoglio. Con il voto dentro Google Meet gli strumenti di voto compaiono nella stessa schermata della riunione, e chi conduce apre e chiude le votazioni punto per punto con presenze e quorum in vista. Con l'assemblea completa tutta la seduta si svolge su Camelot, video compreso, con appello, presenze, deleghe se previste, votazioni e verbale in un solo ambiente.

Il confronto delle funzionalità soluzione per soluzione è nella pagina su quale soluzione Camelot scegliere per la scuola.

Serve lo SPID per votare a distanza?

No, la nota MIM 3803 non impone lo SPID. La sezione 3 dell'allegato tecnico chiede identità digitali univoche e non condivise e un'autenticazione adeguata al rischio, privilegiando quella forte, senza indicare uno strumento preciso.

Con Camelot ogni avente diritto accede con un collegamento personale e univoco inviato al proprio indirizzo email istituzionale, e il sistema verifica che voti solo chi è nel registro e una sola volta. Le versioni Premium di Camelot Voto e dell'assemblea completa aggiungono il secondo fattore con codice monouso via SMS e l'accesso con SPID o CIE, per le scuole che vogliono un livello di autenticazione più alto.

Google Meet va bene per le sedute del collegio?

Sì, la nota non vieta le piattaforme di videoconferenza già in uso alla scuola. Chiede che lo strumento con cui si svolge la seduta e si vota garantisca i requisiti dell'allegato tecnico, e che la scuola lo verifichi sulla base della documentazione tecnica del fornitore.

Per la discussione e le votazioni palesi Meet può bastare, se il regolamento lo prevede e le presenze sono tracciate. Il punto delicato è il voto, perché il conteggio, il quorum e il verbale devono essere documentabili.

Si può votare a scrutinio segreto durante una seduta su Meet?

Sì, purché il voto non passi dal sondaggio della videochiamata. La sezione 4.3 dell'allegato tecnico ammette gli strumenti di sondaggio integrati nelle videoconferenze per il voto segreto solo se è verificato che garantiscano la separazione tra identità e voto, l'anonimizzazione effettiva, la non accessibilità dei voti individuali, la gestione dei metadati e la verificabilità dell'esito.

La soluzione più semplice è aggiungere a Meet uno strumento di voto che garantisca questi requisiti. Camelot ha un componente aggiuntivo per Google Meet, con cui chi conduce apre e chiude le votazioni punto per punto senza far uscire i docenti dalla riunione. Il confronto con gli strumenti generici è nell'articolo su Google Forms e il voto del collegio dei docenti.

Come si verificano presenze e numero legale in una seduta a distanza?

Con una piattaforma che rileva le presenze in tempo reale, così il numero legale si controlla all'apertura e resta verificabile fino al voto. È uno dei punti che pesano di più su chi presiede, perché il numero legale deve esserci all'apertura, permanere fino alla votazione ed essere dimostrabile anche a distanza di mesi, se una delibera viene contestata.

Conviene tenere distinti due numeri. Il quorum costitutivo è il numero di componenti che devono essere presenti perché la seduta sia valida, il quorum deliberativo è il numero di voti che serve perché una proposta sia approvata. Con Camelot presenze e affluenza sono aggiornate durante la seduta e il quorum deliberativo è calcolato per ogni votazione. Nell'assemblea completa anche appello e quorum costitutivo sono in tempo reale, e presenze ed esiti entrano nel verbale, finalizzato in forma immodificabile alla chiusura dei lavori.

Quali documenti deve chiedere la scuola al fornitore?

La documentazione tecnica del sistema e la dichiarazione di conformità ai requisiti dell'allegato tecnico, da acquisire prima di usare la piattaforma, come prevede la sezione 9 dell'allegato tecnico della nota MIM 3803. Sono i documenti su cui la scuola verifica che lo strumento garantisca identificazione, voto segreto, sicurezza e verbali come chiede la nota.

Per la protezione dei dati servono anche l'accordo di nomina a responsabile del trattamento, previsto dall'articolo 28 del GDPR, e l'informativa per chi partecipa. Camelot mette a disposizione delle scuole la documentazione tecnica, la dichiarazione di conformità e il kit privacy. Cosa contiene ciascun documento e come leggerlo è spiegato nell'articolo sui documenti che il fornitore deve fornire secondo la nota MIM 3803.

Cosa chiedere al fornitore prima di scegliere la piattaforma?

Le domande utili sono quelle a cui il fornitore può rispondere con un documento. Come vengono identificati i votanti e con quale autenticazione, come si separa l'identità dal voto nello scrutinio segreto, come si rilevano presenze e quorum, in che forma esce il verbale, dove sono conservati i dati e cosa succede alla scadenza del contratto, quali canali di assistenza ci sono durante una seduta.

Una piattaforma conforme risponde a ciascuna con un riferimento preciso alla propria documentazione. I criteri validi per qualsiasi fornitore sono raccolti nella guida alla scelta della piattaforma di voto per la scuola.

Quali competenze servono in istituto?

Nessuna competenza tecnica particolare. Servono una persona che prepari le sedute, carichi l'elenco degli aventi diritto e conduca le votazioni, di solito il presidente o un suo collaboratore, e un segretario che verbalizzi.

Con Camelot l'attivazione avviene in pochi giorni, il canone include due ore di formazione per il personale e l'assistenza telematica di base, e chi vota non deve installare nulla. Per chi parte da zero c'è anche la guida passo per passo per organizzare una riunione collegiale da remoto.

Dove si scarica il modello di regolamento?

Il modello di regolamento per le sedute telematiche si richiede dalla pagina delle soluzioni Camelot per le scuole. È una proposta da adattare e deliberare a cura dell'istituto, perché la sezione 8 dell'allegato tecnico chiede alle scuole di adeguare il regolamento d'istituto, disciplinando le sedute a distanza e le modalità di voto, in particolare il voto segreto.

La nota MIM vale anche per il consiglio d'istituto?

La nota MIM 3803 riguarda le attività collegiali dei docenti, collegio dei docenti e consigli di classe, interclasse e intersezione, in attuazione dell'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021. Il consiglio d'istituto, il comitato di valutazione, l'organo di garanzia e i gruppi di lavoro come il GLO non rientrano nella nota.

Questo non significa che non possano riunirsi a distanza. Significa che la seduta telematica di questi organi segue le loro norme e il regolamento d'istituto, non la nota.

Quanto costa una piattaforma di voto per il collegio dei docenti?

Con Camelot il canone annuale parte da 360 euro IVA esclusa per il voto elettronico, da 405 euro per il voto dentro una seduta su Google Meet e da 1.200 euro per l'assemblea completa online, con le prime fasce fino a 100 aventi diritto. I contratti triennali hanno uno sconto del 12% e quelli quinquennali del 22%.

Il canone copre voti e sedute illimitati nell'anno, l'assistenza telematica di base con presa in carico nei giorni lavorativi, un canale emergenze 24 ore su 24 con risposta entro un'ora dalla segnalazione e due ore di formazione per il personale. Si acquista direttamente da Camelot, anche con ordine diretto su MePA, oppure tramite i distributori CampuStore, KnowK e C2 Group. Il listino completo con tutte le fasce è sulla pagina delle soluzioni Camelot per le scuole.

Rivedere il webinar e parlarne con Camelot

Sulla pagina delle soluzioni Camelot per le scuole si possono confrontare le tre soluzioni, richiedere il modello di regolamento e i documenti di conformità, fissare una chiamata con il team o iscriversi al prossimo webinar. Per scegliere la piattaforma con criteri validi per qualsiasi fornitore c'è la guida ai criteri di scelta.