Come scegliere una piattaforma di voto elettronico per la scuola e quali funzionalità valutare

In breve

Per scegliere una piattaforma di voto elettronico per la scuola si valutano sei criteri. Il primo è normativo, gli altri cinque dicono se la piattaforma funziona davvero nella vita dell'istituto.

1. Requisiti della nota MIM. La piattaforma risponde ai requisiti dell'allegato tecnico della nota MIM 3803 del 30 giugno 2026 e il fornitore lo documenta.
2. Riscontri pubblici. Quello che il fornitore dichiara si può controllare su registri pubblici.
3. Casi d'uso. Copre gli organi, le modalità di seduta e i tipi di votazione che servono all'istituto.
4. La seduta reale. Regge una seduta vera, dal numero legale allo scrutinio segreto fino ai malfunzionamenti.
5. Modello economico. Il costo è chiaro, con quello che è incluso e quello che si paga a parte.
6. Dati e atti. Verbali e dati restano della scuola, ed è chiaro cosa resta in capo all'istituto.

I criteri valgono per qualsiasi fornitore. In fondo trovate la checklist da usare durante la valutazione.

Aggiornato al 22 ottobre 2026.

Prima di cominciare, chi sceglie e su quali regole

La nota MIM prot. 3803 del 30 giugno 2026, con il suo allegato tecnico, attua l'articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021 e riguarda le attività collegiali dei docenti, cioè il collegio dei docenti e i consigli di classe, interclasse e intersezione. Il consiglio d'istituto, le elezioni scolastiche, gli scrutini e gli esami seguono regole proprie.

Non esiste un elenco ministeriale di piattaforme autorizzate. La scelta è dell'istituto, e l'allegato tecnico gli affida anche la verifica, al punto 9. Prima di adottare una soluzione la scuola ne controlla la coerenza con i requisiti e acquisisce dal fornitore la documentazione tecnica del sistema e una dichiarazione di conformità.

Per questo conviene avere i criteri chiari prima di parlare con qualsiasi fornitore, e non dopo.

Chi preferisce ascoltare trova la nota MIM 3803 e le condizioni per una seduta a distanza valida nel webinar Camelot del 10 settembre 2026.

Criterio 1. I requisiti dell'allegato tecnico, documentati

È il criterio che decide se la piattaforma si può usare per deliberare. L'allegato tecnico chiede al sistema, in sintesi, queste garanzie.

• Identificazione. Ogni accesso è associato in modo univoco a un avente diritto, con credenziali personali e non condivise (punto 3.1).
• Autenticazione. Adeguata al livello di rischio, privilegiando dove possibile l'autenticazione forte (punto 3.2).
• Ruoli. Presidente, segretario e componenti accedono solo alle funzioni che servono, e le operazioni sono tracciate (punto 3.3).
• Voto. Un solo voto per avente diritto, registrato in modo integro e non modificabile, esito verificabile, rispetto dei quorum deliberativi (punto 4.1).
• Scrutinio segreto. Separazione strutturale tra autenticazione ed espressione del voto, anonimato tecnicamente dimostrabile, nessun accesso al voto individuale nemmeno per amministratori e fornitori, metadati che non permettono di risalire al votante, esito verificabile (punto 4.3).
• Sicurezza e dati. Misure di sicurezza secondo le Linee guida AgID, fornitore nominato responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR (punti 5 e 6).
• Documenti. Verbali ed esiti immodificabili, completi e con i metadati che ne garantiscono autenticità e integrità (punto 7).

Scrutinio segreto. La modalità di votazione nella quale l'avente diritto viene identificato, così che si possa verificare che voti solo chi ne ha diritto e una sola volta, e la sua identità viene poi separata in modo irreversibile dalla preferenza espressa. Si distingue dal voto anonimo, nel quale il votante non viene identificato affatto.

Un punto che si fraintende spesso riguarda la videoconferenza. L'allegato tecnico permette di combinare più strumenti, per esempio la videoconferenza già in uso nell'istituto per la discussione e un sistema di voto dedicato per le votazioni. Il discrimine è quale sistema raccoglie i voti. Gli strumenti di sondaggio integrati nelle videoconferenze sono ammessi anche per lo scrutinio segreto solo se è verificato che garantiscano i requisiti del punto 4.3. Il caso è approfondito nell'articolo su Google Forms e sul voto nel collegio docenti.

Cosa chiedere al fornitore

• La documentazione tecnica del sistema e la dichiarazione di conformità ai requisiti dell'allegato tecnico, prima della scelta e non a contratto firmato.
• Come il sistema separa l'identità dalla preferenza nello scrutinio segreto, e come lo dimostra.
• Come si accede al voto, con quali credenziali e con quale livello di autenticazione.

Quali documenti chiedere e come leggerli è spiegato nella guida dedicata ai documenti del fornitore secondo la nota MIM 3803.

Criterio 2. Riscontri pubblici che chiunque può verificare

L'allegato tecnico considera soddisfatti i requisiti di sicurezza quando le misure risultano dichiarate dal fornitore o documentate nelle caratteristiche tecniche del sistema. È una soglia ragionevole, ma resta una dichiarazione di chi vende. Esistono riscontri pubblici che trasformano una dichiarazione in un fatto, e si controllano in pochi minuti.

• Catalogo dei servizi cloud qualificati dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale. La scheda del singolo servizio è pubblica. Se il fornitore cita la qualificazione, la scheda deve esistere e riportare il nome del servizio.
• Certificazioni ISO. Un certificato vero ha un numero, un ente di certificazione, un perimetro di applicazione e una scadenza, e si verifica sul sito dell'ente che lo ha emesso. Attenzione al perimetro, una certificazione può coprire l'azienda ma non il servizio che state acquistando.
• Presenza su MePA. La scheda a catalogo su Acquisti in Rete PA riporta ragione sociale, partita IVA e condizioni economiche.
• Identità del fornitore. Ragione sociale e partita IVA leggibili nei documenti che vi consegna.

Nessuno di questi riscontri è richiesto dalla nota MIM, e nessuno equivale alla conformità all'allegato tecnico, che si dimostra con i due documenti del criterio 1. Servono a un'altra cosa, a distinguere un fornitore che afferma da uno che si lascia controllare. Un dato che potete verificare da soli vale più di qualsiasi affermazione commerciale, compresa quella di Camelot.

Criterio 3. I casi d'uso del vostro istituto

Una piattaforma può rispondere ai requisiti e non essere adatta alla vostra scuola. Prima di confrontare i fornitori conviene fare l'elenco di cosa vi serve davvero.

• Quali organi. Il collegio dei docenti è di solito l'organo più numeroso e determina la dimensione della licenza. Poi i consigli di classe, interclasse e intersezione, che sono molti e brevi. Se pensate di usare la piattaforma anche per il consiglio d'istituto o per le elezioni dei rappresentanti, chiedete se è compreso o se serve un prodotto a parte, perché seguono regole proprie.
• Quali modalità di seduta. A distanza, mista con una parte in aula e una collegata, oppure in presenza con il voto dal proprio dispositivo. E con quale strumento di riunione, quello già in uso nell'istituto oppure un ambiente unico che comprende anche il video.
• Quali votazioni. Voto palese e scrutinio segreto nella stessa seduta, più quesiti per punto all'ordine del giorno, astensione e scheda bianca conteggiate come in un seggio reale.
• Chi vota e da dove. Elenco degli aventi diritto caricato da file, gruppi per classe o dipartimento, voto dal telefono senza installare nulla e senza creare un account.

Seduta mista. La seduta dell'organo collegiale in cui una parte dei componenti è presente in aula e una parte partecipa a distanza. Al numero legale concorrono sia i presenti sia i collegati regolarmente identificati.

Cosa chiedere al fornitore

• Fino a quanti aventi diritto arriva la licenza e come si contano.
• Se lo stesso istituto può gestire tutti i suoi organi con un solo contratto.
• Se si può tenere la videoconferenza che la scuola usa già.

Criterio 4. Cosa succede durante la seduta

È il criterio che si scopre troppo tardi, alla prima seduta con cento collegati. Le funzioni vanno guardate dal punto di vista di chi presiede e di chi verbalizza, perché sono loro a rispondere della validità della seduta.

Il numero legale deve esserci all'apertura, permanere fino al voto ed essere dimostrabile a distanza di mesi se una delibera viene contestata. Con uno strumento adeguato le presenze si aggiornano mentre i componenti entrano ed escono, e il quorum resta sotto gli occhi di chi conduce invece di essere ricostruito a fine seduta.

Quorum costitutivo e quorum deliberativo. Il quorum costitutivo è il numero minimo di componenti presenti perché la seduta sia validamente costituita. Il quorum deliberativo è la maggioranza necessaria perché la singola delibera risulti approvata.

Poi c'è quello che nessuno vuole vivere in seduta. L'allegato tecnico chiede alla scuola di prevedere procedure per i malfunzionamenti, compresa la sospensione delle operazioni di voto e, se necessario, la loro ripetizione (punto 8). La procedura la scrive l'istituto, ma la piattaforma deve permettere di applicarla e di lasciarne traccia.

Cosa chiedere al fornitore

• Come vede il presidente presenze e quorum, e se il dato si aggiorna in tempo reale.
• Chi apre e chiude le votazioni, e se lo si può fare punto per punto durante la seduta.
• Cosa succede se cade la connessione di un componente, o se si ferma il sistema di voto, e come resta registrato.
• Come nasce il verbale, durante la seduta o dopo, e cosa contiene.
• A chi si scrive se qualcosa non funziona mentre la seduta è in corso, e in quanto tempo si riceve risposta.

Il modo più semplice per valutare questo criterio è vederlo. Chiedete una dimostrazione su una seduta simulata o una versione di prova, e fate una votazione di prova prima della prima seduta vera.

Criterio 5. Un modello economico chiaro

Il prezzo da solo dice poco, perché le offerte non sono costruite allo stesso modo. Più che confrontare cifre conviene fare a ogni fornitore le stesse domande.

• Il costo è un canone annuale o si paga per singola seduta o votazione?
• Sedute e votazioni sono illimitate nel periodo, oppure a consumo?
• Su quale parametro si calcola il prezzo, per esempio il numero di aventi diritto dell'organo più numeroso?
• Cosa si paga a parte, per esempio l'autenticazione forte con SPID, CIE o codice via SMS, l'assistenza aggiuntiva, la formazione?
• Cosa comprende l'assistenza inclusa, in quali giorni e orari, e se c'è un canale per le emergenze durante le sedute.
• Ci sono ore di formazione incluse per chi dovrà usare la piattaforma?
• Esistono durate pluriennali e a quali condizioni?
• Si acquista su MePA con ordine diretto a catalogo? Ed è disponibile anche presso i distributori con cui la scuola lavora già?
• Quanto tempo passa dall'ordine all'attivazione?

Chi è in segreteria apprezzerà soprattutto le ultime due domande, perché dicono quanto lavoro amministrativo serve per arrivare alla prima seduta.

Criterio 6. Dati e atti restano della scuola

Una seduta collegiale produce atti che devono durare negli anni, e i dati di chi vota sono dati personali. Conviene chiarire subito cosa fa il fornitore e cosa resta all'istituto.

In capo alla scuola restano la conservazione degli atti secondo le Linee guida AgID, direttamente o tramite il proprio conservatore, la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati, che l'allegato tecnico nomina espressamente per i sistemi di voto digitale, e l'adeguamento del regolamento d'istituto alle sedute a distanza. Il fornitore assiste, non sostituisce.

Cosa chiedere al fornitore

• In che formato si esportano verbale ed esiti, e se il verbale è immodificabile con i metadati che ne attestano l'integrità.
• Chi è titolare dei dati caricati, dei risultati e dei verbali.
• Cosa succede alla scadenza del contratto, per quanto tempo si possono esportare i dati e come si conferma la cancellazione.
• Se il fornitore firma l'accordo di trattamento dei dati ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e mette a disposizione informativa e materiale di supporto alla valutazione d'impatto.
• Se fornisce un modello di regolamento per le sedute a distanza da adattare e deliberare.

Se nel vostro istituto la valutazione la segue il DPO, gli è utile la checklist per valutare il fornitore dal punto di vista della protezione dei dati.

La checklist da usare con il fornitore

Rispondete sì o no a ogni voce. Ogni no è una domanda da fare prima di firmare.

1. Il fornitore consegna documentazione tecnica e dichiarazione di conformità ai requisiti dell'allegato tecnico della nota MIM 3803.
2. Ogni avente diritto accede con credenziali personali, univoche e non condivise.
3. Lo scrutinio segreto separa in modo strutturale identità e preferenza, e il fornitore spiega come.
4. Il sistema garantisce un solo voto per avente diritto e un esito verificabile.
5. Le dichiarazioni su qualificazione ACN, certificazioni ISO e MePA trovano riscontro nei registri pubblici.
6. La licenza copre tutti gli organi e il numero di aventi diritto dell'istituto.
7. La piattaforma gestisce sedute a distanza, miste e in presenza.
8. Presenze e quorum si aggiornano in tempo reale e sono visibili a chi presiede.
9. Le votazioni si aprono e si chiudono durante la seduta, punto per punto.
10. Esiste un modo documentato per sospendere e ripetere una votazione in caso di malfunzionamento.
11. Il verbale è immodificabile, completo ed esportabile.
12. È chiaro cosa è incluso nel prezzo e cosa si paga a parte, assistenza e formazione comprese.
13. Esiste un canale di assistenza raggiungibile durante le sedute.
14. Il fornitore firma l'accordo ai sensi dell'articolo 28 del GDPR e supporta la valutazione d'impatto.
15. Alla scadenza i dati si esportano in formati aperti e la cancellazione viene confermata per iscritto.

Come risponde Camelot ai sei criteri

I criteri di questa guida valgono per qualsiasi fornitore. Per completezza, ecco come risponde Camelot a ciascuno.

Requisiti. La documentazione tecnica di rispondenza e la dichiarazione di conformità ai requisiti dell'allegato tecnico della nota MIM 3803 sono pubbliche e scaricabili dalla sezione normativa della pagina scuole. Nello scrutinio segreto l'identità del votante è separata in modo strutturale dalla preferenza, che non è riconducibile alla persona in nessuna schermata e in nessun report.

Riscontri pubblici. Camelot è un servizio qualificato nel catalogo cloud dell'Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale, scheda SA-7041, ha le certificazioni EN ISO/IEC 27001:2022, 27017:2015 e 27018:2019 e la ISO 9001:2015, ed è a catalogo su MePA con ordine diretto.

Casi d'uso. Tre soluzioni per tre modi di condurre la seduta. Camelot Voto, con la discussione sulla videoconferenza che la scuola usa già. Il voto Camelot dentro Google Meet, con le votazioni nella stessa schermata della riunione. Camelot Assemblee, con video, presenze, interventi, votazioni e verbale in un unico ambiente.

La seduta reale. Presenze, quorum costitutivo e quorum deliberativo sono calcolati in tempo reale, le votazioni palesi o segrete si aprono e si chiudono quesito per quesito, ogni operazione rilevante è registrata con data, ora e autore. Il verbale è finalizzato in forma immodificabile, con impronta digitale che ne attesta l'integrità, ed è esportabile in PDF ed Excel. Per vederla al lavoro prima di decidere ci sono gli incontri Camelot in pratica, videochiamate gratuite di 45 minuti in cui la piattaforma si mostra dal vivo, dall'elenco degli aventi diritto al verbale, con spazio per le domande.

Modello economico. Canone annuale con sedute e votazioni illimitate, a partire da 360 euro IVA esclusa per Camelot Voto, 405 euro per il voto in Google Meet e 1.200 euro per l'assemblea completa. Nel canone sono inclusi l'assistenza telematica di base con presa in carico nei giorni lavorativi, il canale emergenze 24 ore su 24 con risposta entro un'ora dalla segnalazione e due ore di formazione. L'attivazione richiede pochi giorni. Le soluzioni si acquistano direttamente da Camelot, anche con ordine diretto su MePA, oppure tramite i distributori KnowK, CampuStore e C2 Group.

Dati e atti. I dati, i risultati e i verbali sono della scuola. Camelot è responsabile del trattamento ai sensi dell'articolo 28 del GDPR, mette a disposizione accordo, informativa e supporto alla valutazione d'impatto, e su richiesta un modello di regolamento per le sedute a distanza.

Il passo successivo

Se avete applicato i criteri e volete capire quale delle tre soluzioni Camelot si adatta al vostro istituto, la pagina Qual è la soluzione Camelot giusta per la tua scuola le mette a confronto funzione per funzione, con un calcolatore che indica licenza, canone e codice MePA.